Riktlinjer för förbundsstyrelsens arbetssätt

Syfte

Detta styrdokument reglerar förbundsstyrelsens formella arbetssätt, mötesformer, handlingar till möten samt påverkan från medlemmar, grenförbund och distrikt.

Verksamhetsplanens genomförande

Förbundsstyrelsen upprättar vid årets början ett dokument över alla uppdrag som ska utföras under året. Dokumentet kallas ”Uppdragslista – FS”.

Dokumentet är ett levande arbetsverktyg som uppdateras löpande och fastställs vid varje styrelsemöte. Varje uppdrag ska ha en ansvarig. I dokumentet ska även framgå uppdragets nuvarande status. Förbundssekreterare äger och fyller på listan mellan mötena.

Under varje ordinarie styrelsemöte rapporterar den/de som ansvarar för ett uppdrag eller ett ansvarsområde hur arbetet fortlöper. Dessa rapporter sker muntligen och avstäms mot uppdragslistan där status för pågående uppdrag eller ansvarsområde framgår.

Kolumnen märkt “kommentarer” ändras löpande.

Uppdragslistans olika delar

Uppdrag

På denna flik listas uppdrag som tilldelats förbundsstyrelsen och som inte är av löpande karaktär utan har ett tydligt definierad slutmål och deadline. Även mindre uppdrag kan införas om så anses angeläget. Den/de som ansvarar för ett uppdrag har ansvar för att planera, starta och övervaka genomförandet av arbetet samt rapportera till styrelsen.

Uppdrag kansliet

På denna flik listas alla uppdrag som förbundsstyrelsen delegerat till kansliet. Generalsekreterare är alltid ansvarig över de punkter som står på denna lista.

Actionlist

På denna flik ligger uppdrag som har en tidsbestämmelse och som är kopplat till verkställande av beslut i förbundsstyrelsen.

Arbetsgrupper m.m.

På denna flik går det att se hur arbetet i de olika arbetsgrupperna samt valberedningen ligger till samt vem som är ansvarig för gruppen och status för arbetet.

Projekt

På denna flik listas alla projekt som förbundet för närvarande driver eller är inblandade i samt vilka som är ansvariga för dem. Här listas även projektidéer som avslagits, inte hittat en bidragsgivare ännu, eller som helt enkelt inte börjat arbetas med i någon större utsträckning.

Projektägaren är den organisation som är huvudansvarig för projektet. Projektbeställaren är ansvarig för projektet, äger budgeten, utser styrgrupp eller, om en sådan inte behövs, projektledare. För projekt där vi inte är projektägare eller projektbeställare utses en kontaktperson, som samverkar med projektet och bevakar förbundets intressen.

Löpande ansvar

På denna flik går det att se ansvarsområden som någon i förbundsstyrelsen har internt eller externt. Den listar även utomstående som har uppdrag i förbundets namn.

Arkivering

Samtliga flikar har också motsvarande flik med avklarade uppdrag och avslutade projekt för att få en historik. Så långt det är lämpligt ska varje arkiveringsflik hanteras årsvis.

Förbundsstyrelsemöten

Förbundsstyrelsen träffas fysiskt för styrelsemöte 5 gånger om året. Vanligen i januari, mars, maj, september samt november. Dessa möten kan sträcka sig över en hel helg med informell samling på fredagen och möte under lördag och söndag.

Demokratifrämjare

Under förbundsstyrelsens möten väljs en ur styrelsen till demokratifrämjare. Demokratifrämjaren deltar i mötet på samma villkor som alla andra, men har även till uppgift att främja ett bra och tryggt mötesklimat. Det är demokratifrämjarens uppdrag att se till att det tas pauser samt göra mötesordföranden uppmärksam på om det förekommer ett dåligt språkbruk, ett oinkluderande samtalsklimat eller om diskussionerna tappar fokus.

I slutet av mötesdagen ska demokratifrämjaren avlämna en kort, muntlig rapport om hur samtalstonen och inkluderingsklimatet varit under mötet samt vad som har varit bra respektive vad som behöver förbättras.

Orienteringsmöte

Mellan varje ordinarie styrelsemöte ska kortare, ungefär 1 timme långa, orienteringsmöten hållas på distans. Orienteringsmöten är i regel ej beslutande utan syftar endast till muntlig rapportering, diskussions- och frågestund.

Kommunikationsmöten (K-möte)

Mellan två förbundsstyrelsemöten ska ett möte hållas där representanter från förbundsstyrelsen, grenförbundens och distriktens styrelser inbjudas att medverka.

Mötet är ungefär 1 timme långt och hålls på distans. Kommunikationsmöten är, i regel ej beslutande utan syftar endast till muntlig rapportering och frågestund.

Kickoff

Förbundsstyrelsen börjar året med en kickoff med syfte att lära känna varandra. Under kickoffen har styrelsen gemensamma workshops för att lättare komma igång med styrelsearbetet och förbättra sammanhållningen.

Jäv

Vid varje styrelsemöte är styrelseledamöter skyldiga att anmäla jäv vilket förs till protokollet. Jävig, eller befarat jävig, styrelseledamot skall informera ordföranden (eller vid dennes förfall, vice ordförande) om samtliga förhållanden som kan vara av betydelse för bedömningen jävsfrågan. Ledamot får inte delta i eller närvara vid de beslut där ledamoten är jävig.

Internkommunikation

Löpande arbete

Styrelsens ledamöter har tillgång till varandras kalendrar och kan därmed se vilka saker som ligger i närtid.

Förbundssekreteraren ansvarar också för att via mail skicka en uppdatering om vad som händer i förbundet. Detta ska vara information specifikt för styrelsen och syfta till att jämna ut informationsflödet då olika personer har tillgång till olika källor. Uppdateringarna ska hållas korta och koncisa, och ta upp de mest relevanta punkterna för styrelsen.

Rapporter av representation

När styrelsens ledamöter deltar på olika evengemang för förbundets räkning av det större slaget (exempelvis årsmöten, konvent, konferenser) så ska det rapporteras via mail till de övriga i styrelsen. Rapporterna ska hållas korta och koncisa, och ta upp de mest relevanta punkterna för styrelsen.

Möteshandlingar

Typer av handlingar

På förbundsstyrelsemöten finns det endast tre former av handlingar: rapport, beslutsunderlag och diskussionsunderlag. Något annat ska inte införas på dagordningen annat än i undantagsfall.

Diskussionsunderlag (DU)

Syftet med dessa är att samla in styrelsens tankar och perspektiv för att ta med sig dem i det fortsatta arbetet med en fråga. Målet är inte konsensus utan att få en heltäckande bild med alla relevanta synpunkter. Den som skrivit underlaget bereder diskussionen genom att ge en bakgrund och föreslå relevanta perspektiv. Det är också den som skrivit 

underlaget som förbereder metoderna för diskussionen. Alla DU avslutas alltid med de frågor som diskussionen ska kretsa kring.

De som har rätt att framlägga diskussionsunderlag är: Förbundsstyrelsen

Beslutsunderlag (BU)

Här ska frågan avgöras genom ett beslut. Underlaget ska beskriva allt som är relevant för beslutet. I dessa ärenden ska diskussionerna kretsa kring att nå ett beslut och därför är fokus på eventuella konkreta ändringsförslag snarare än allmänna synpunkter. Inga beslut fattas under ett möte såvida inte ett BU inkommit som berör det ärendet.
Ett BU ska alltid avslutas med tydliga att-satser enligt mall.

De som har rätt att framlägga beslutsunderlag är: Förbundsstyrelsen

Rapporter

Här rapporteras vad som hänt, händer och ska hända i en fråga som styrelsen delegerat. Rapporten ska vara så heltäckande att den självständigt ger en bra bild av läget.

Rapportärenden ska beslutsmässigt enbart läggas till handlingarna och bifogas protokollet, men kan också vara ett tillfälle för eventuella frågor och mindre medskick.

De som har rätt att framlägga rapporter till styrelsen är: Förbundsstyrelsen, kansliet samt förtroendevalda i förbundet.

Hantering av handlingar

Samtliga möteshandlingar sammanställs i ett öppet möte på taekwondo.voteit.se som även länkas till från sidan “Förbundsstyrelsemötesprotokoll och möteshandlingar” på förbundets hemsida. Handlingar ska inkomma till förbundssekreteraren senast tio dagar innan styrelsemötet (onsdagen en vecka innan en styrelsehelg), och handlingar ska vara publicerade senast en vecka före styrelsemötet. Handlingar som inkommer efter detta behandlas som övriga frågor och tas upp i mån av tid.

Handlingar, eventuellt tema och underlag till O-möten ska skickas ut senast en vecka innan mötet.

Övriga frågor på förbundsstyrelsemöten

För att en övrig fråga ska behandlas på ett förbundsstyrelsemöte måste ett enhälligt möte fatta beslut om att frågan ska väckas.

Per capsulam (pc-beslut)

Då styrelsen behöver ta brådskande beslut mellan styrelsemöten sker detta genom ett per capsulam-beslut. På taekwondo.voteit.se ska det finnas ett permanent slutet möte för diskussion och omröstning kring PC- beslut. Beslutsprocessen sker i följande steg.

1. Ett beslutsunderlag för ett beslut per capsulam ska skickas till förbundsordförande.

2. Förbundsordförande lägger upp beslutsunderlaget på taekwondo.voteit.se

3. Förbundsordförande meddelar samtliga ledamöter via e-post eller SMS om att ett pc- beslut ska fattas. Yrkande och röstande sker på forumet om inget annat har meddelats i utlysandet av beslutet.

I kallelsen till pc-beslut ska följande punkter finnas med:

• Datum och tid för påbörjan och avslut av yrkandeperiod
• Datum och tid för påbörjan och avslut av röstningsperiod
• Länk till underlagetFörbundsordförande informerar förbundsstyrelsen om resultatet och beslutet träder i kraft omedelbart.Förbundsordförande lägger upp pc-beslutet för protokollföring på nästkommande förbundsstyrelsemöte. Eventuella reservationer mot beslutet lämnas in på detta möte.GiltighetFör att pc-beslut ska anses giltigt ska samtliga nedanstående punkter uppfyllas

• Yrkandeperioden har varit minst tre (3) dagar
• Röstningsperioden har varit minst två (2) dagar
• Minst två tredjedelar av förbundsstyrelsens ledamöter har avlagt sin röst
  Remisser och medlemsförslag
  
  
  Remisser
• Föreningar, grenförbund och distrikt kan bidra genom att tillfrågas genom remisser. Vid en remiss sänder förbundet ut ett underlag med frågeställningar till valda föreningar eller distrikt för att de ska ha möjlighet att återkoppla på förslag som styrelsen diskuterar.Remisser är enbart av rådgivande inslag till förbundsstyrelsen för att få en bredare bild av ett diskussions- eller beslutsunderlag som ligger för behandling hos styrelsen.
  
  Medlemsförslag
• Till styrelsens möten kan enskilda medlemmar och föreningar eller förtroendevalda hos gren- och distriktsförbund bidra med input och frågor till dagordningen. Medlemsförslag utgår från principen om transparens. Enskild medlem kan skicka in ett förslag till förbundsstyrelsen som då garanteras tid på nästkommande förbundsstyrelsemöte. Nästkommande möte räknas från deadline för handlingar. Alla medlemsförslag tas upp till diskussion i anonymiserad form om så begärs.Dessa förslag skickas in via formulär på förbundets hemsida.